【主催者向け】キャンセル規定と雨天時の振替・返金ルールの作り方

決めておくべき項目

まず決めるのは、出店料を事前に払ってもらうか、当日払いにするかです。これによって、キャンセルや中止のときに何をするか（返金・振替・何もしない）が変わります。

次に、雨天時の扱いです。中止の判断をいつ・どうやって知らせるか、順延日を設けるか、中止のときに振替や返金をするか、開催後に雨が降ったときはどうするか、を決めます。

最後に、出店者の都合によるキャンセルの扱いです。キャンセル料をとるか、とるならいつから、いくらか。無断欠席への対応も決めておきます。

• 事前払いか当日払いか
• 中止の発表時刻と方法（ホームページ・LINE・SNS・電話）
• 順延日の有無
• 中止時の振替・返金の範囲
• 開催成立の時刻（例：正午）
• キャンセル料の有無と期限、無断欠席の扱い

よく使われる組み合わせ

一つ目は「当日払い・中止なら支払いなし」の形です。中止になっても出店者は損をせず、主催者も返金の手間がありません。キャンセル料はとらないかわりに、無断欠席や度重なるキャンセルは次回から断る、とする主催者が多いです。小規模な会場や、天気で中止になりやすい屋外会場に向いています。

二つ目は「事前振込・順延日へ自動振替」の形です。中止になったら決めておいた順延日に自動で移し、順延日の都合が悪い人は期限までに連絡すれば別会場への振替や一部返金に応じます。出店料が確実に集まり、大きな会場の準備費用をまかないやすくなります。

三つ目は「事前予約・期限後のキャンセルは全額」の形です。申込の取消期限を決め、それ以降のキャンセルは出店料の全額をもらいます。雨天中止は振替日なし、という主催者もあります。人気の会場で、直前のキャンセルによる空きを防ぎたい場合に使われます。

「開催成立」の時刻を決める

いったん開催した後に雨が降り出したときのために、「正午をもって開催成立とし、それ以降の中止・順延・返金はしない」と決めている主催者が多くあります。

この時刻を決めておかないと、午前中に少し降っただけで返金を求められたり、主催者と出店者で判断が分かれたりします。開催成立の時刻は、募集要項と当日の案内の両方に書いておきます。

返金するなら「手数料」と「期限」を明記する

中止のときに返金する場合でも、全額を返すとは限りません。広告や会場の準備にはすでに費用がかかっているため、手数料を引いた額や、半額を返すと決めている主催者もあります。

返金や振替を受けるための連絡期限（例：順延日の1週間前まで）を決めておき、期限を過ぎたら権利がなくなることも書いておきます。連絡のないまま順延日が過ぎた場合の扱いを決めていないと、あとから返金を求められて困ることになります。

振込で返金する場合は、振込手数料をどちらが持つかも決めておきます。

伝え方：募集要項・申込完了メール・前日の案内

ルールは、募集要項に書くだけでなく、申込完了のメールや出店許可証、前日の案内にも載せておくと、読み落としを防げます。とくに中止の発表時刻と確認方法は、当日の朝に出店者がすぐ見られる形（LINEの通知やホームページの最上部）で知らせます。

LINEの配信数には上限があるため、会員が増えると全員に個別通知できなくなる、と案内している主催者もあります。中止情報はホームページやSNSの決まった場所に必ず出す、という形にしておくと、配信の上限を気にせずに済みます。

よくある質問

Q. キャンセル料はとったほうがいいですか。A. 直前のキャンセルで空きが出ると、他の出店希望者に回せず損になります。人気の会場ならキャンセル料、そうでなければキャンセル料なし・繰り返す人は断る、という使い分けが現実的です。

Q. 順延日にも雨が降ったら？A. さらに順延日を設ける、そこで返金や振替に切り替える、などを決めておきます。何度も順延が続くと出店者の負担になるので、回数に上限を設けるのがおすすめです。

Q. 中止の判断はいつがいいですか。A. 出店者が家を出る前に知らせる必要があるので、朝6時〜7時半ごろに発表する主催者が多いです。前日の夕方に判断する会場もあります。