雨天中止の判断基準と、出店者への連絡の流れ

判断の基準をあらかじめ決めておく

「雨天中止」とだけ書くと、小雨でも中止なのか、降水確率が何%なら中止なのかが分かりません。「前日の夕方の時点で、開催時間帯の降水確率が〇%以上の場合は中止」「小雨決行、荒天中止」のように、判断の目安を言葉にしておきます。

雨だけでなく、風も判断の材料になります。強い風の日は、テントやラック、のぼりが倒れて危険です。風の強さの目安も決めておき、雨が降っていなくても危険がある場合は中止にすることを、規約に書いておきます。

屋根のある会場や立体駐車場の会場では、雨でも開催できることが多い一方、台風や大雨のときは、来場者や出店者の移動が危険になります。屋内会場でも、警報が出た場合の扱いは決めておきます。

• 中止の目安（降水確率、雨の強さ、風の強さ、警報）
• 判断する時刻（前日の何時か、当日の朝何時か）
• 連絡の方法（メール、SNS、募集ページ）
• 中止時の出店料の扱い（返金、振替）

判断のタイミングは「前日」と「当日朝」の2回

多くの主催者は、前日の夕方に一度判断し、迷う場合は当日の早朝に最終判断をする、という2段階の方法を取っています。前日に「当日朝6時に最終判断します」と知らせておけば、出店者は前日のうちに積み込みを済ませるかどうかを決められます。

当日朝の判断は、出店者が家を出る前に知らせることが大切です。受付時刻が8時なら、遅くとも6時ごろまでには知らせます。家を出たあとに中止が決まると、出店者は無駄な移動をすることになり、不満が大きくなります。

判断に迷ったときは、出店者と来場者の安全を最優先にします。開催して事故が起きるより、中止して次回に備える方が、長い目で見て信頼を守れます。

出店者・来場者への知らせ方

出店者への連絡は、申込時に登録してもらったメールアドレスに一斉に送るのが確実です。SNSやホームページにも同じ内容を載せ、どこを見ても同じ情報が分かるようにします。連絡には、イベント名、開催日、中止か開催かの結論、出店料の扱い、次回の予定を入れます。

来場者には、SNSや、フリマの情報を載せているサイトで知らせます。中止の情報が届かず会場に来てしまう人のために、可能であれば会場の入口に中止の案内を掲示します。

開催を決めた場合も、「本日は開催します」と知らせると、出店者も来場者も安心して出かけられます。雨の中での開催になる場合は、足元が滑りやすいことや、テントの固定などの注意も添えます。

中止したときの出店料の扱い

主催者の判断で中止した場合、出店料を全額返金するのが一般的です。ただ、会場費や準備の費用をすでに払っている場合は、一部を差し引く、次回の出店に振り替える、といった扱いもあります。どの扱いにするかは、申込の時点で規約に書いておき、中止になってから決めないようにします。

返金する場合は、方法と時期をあわせて知らせます。振込で返金する場合は、口座の確認が必要になるため、連絡の手間がかかります。次回への振替を選べるようにすると、主催者の負担を減らしつつ、出店者にも続けて参加してもらいやすくなります。

雨天中止が続くと、出店者の不満がたまりやすくなります。雨の多い季節は屋根のある会場を選ぶ、予備日を設けるといった工夫も検討します。

連絡の文例

前日に中止を決めたとき：「〇月〇日（〇）開催予定の〇〇フリーマーケットは、雨天のため中止といたします。出店料は全額返金いたします（返金方法は追ってご連絡します）。次回は〇月〇日の開催を予定しています。」

当日朝に判断するとき（前日の連絡）：「明日の〇〇フリーマーケットは、天候を見て、当日朝6時に開催するかを判断し、メールでお知らせします。出店のご準備は、開催の連絡を待ってからでも間に合うようにお願いします。」

開催を決めたとき：「本日の〇〇フリーマーケットは、予定どおり開催します。路面が濡れていますので、搬入時は足元にご注意ください。受付は〇時からです。」

よくある質問

Q. 雨天中止の判断は、いつするのがよいですか。A. 前日の夕方に一度判断し、迷う場合は当日の早朝に最終判断する、という2段階の方法が一般的です。当日の判断は、出店者が家を出る前に知らせることが大切です。

Q. 降水確率が何%なら中止にすべきですか。A. 会場が屋外か屋内か、出店者の多くが車出店か手持ち出店かによって変わるため、決まった数字はありません。大切なのは、自分たちの基準を決めて募集ページに書いておき、毎回同じ基準で判断することです。

Q. 中止にした場合、出店料は必ず返金しなければなりませんか。A. 扱いは主催者が決められますが、申込の時点で規約に書いておく必要があります。全額返金、一部返金、次回への振替などがあり、中止になってから決めるとトラブルのもとになります。

Q. 小雨のまま開催するときに、気をつけることは何ですか。A. 路面が滑りやすくなるため、搬入時の足元への注意を出店者に伝えます。テントやラックが風で倒れないよう、重りでしっかり固定してもらうことも大切です。天候が悪化した場合に途中で中止する判断の目安も、スタッフで共有しておきます。